CONSULTORIO ARCHIVISTICO

SENA REGIONAL CAUCA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
AMBIENTE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CONSULTORIO DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS
¿QUÉ ES EL CONSULTORIO ARCHIVISTICO?

El Consultorio Archivístico, es una unidad adscrita al Ambiente de Gestión Administrativa del Centro de Comercio y Servicios del SENA Regional Cauca, creado con fines formativos, asistenciales y de asesoría en el área de la gestión de la información, la documentación y la archivística proyectados a la comunidad empresarial, estatal y en general.

El Consultorio Archivístico tiene domicilio en Popayán (Cauca), en la Calle 4 Nº 2- 80, en el Ambiente de Gestión Administrativa del Centro de Comercio y Servicios del Sena Regional Cauca.

MISIÓN:
Ser canal de consulta, asesoría y divulgación de la información y del conocimiento en el área de la administración documental y de la archivística por personal competente que permitan la solución a los inconvenientes e interrogantes que surgen de los sistemas de gestión de la información y la documentación producto de la razón social y/o funciones de las empresas, las entidades y los particulares.

VISION:
El Consultorio Archivístico busca ser una entidad líder y ejemplo a nivel local, departamental y nacional, que sirva de soporte a los procesos tanto de formación como de divulgación de sistemas apropiados de gestión de la información, la documentación y la archivística.

¿QUÉ PRETENDEMOS?
El Consultorio Archivístico pretenderá la integración de los conocimientos teóricos del proceso de formación por competencias que adquieren los aprendices complementados con la práctica profesional y su debida orientación.
Nuestra entidad también ofrecerá dentro de su gama de servicios la asistencia profesional, entendida ésta, como un servicio que incida en los sistemas de gestión de la información, la documentación y los procesos archivísticos, producto del cumplimiento de las funciones de las empresas y entidades oficiales o privadas con base en la normatividad que rige para estos fines.

Prestará en forma gratuita información virtual sobre la Gestión Documental y Legislación Documental a través del Blog del Tecnólogo en Administración Documental.
Así mismo, el Consultorio Archivístico asesorará a las empresas y personas naturales del nivel local, departamental y nacional cuando lo requieran.

Los objetivos del Consultorio Archivístico.

Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de las empresas en el ámbito Archivístico.
Responder a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión de la información, la documentación y de archivo de igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración para el buen desempeño de la entidad o empresa.
Desarrollar un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del Ambiente de Gestión Administrativa y de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).
Prestar un servicio de información virtual y personalizada o de asistencia archivística a las empresas y personas que lo requieran.
Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas del SENA y todos los Ambientes de Aprendizaje que potencien la experiencia, infraestructura y recursos fomentando los procesos de pertenencia, investigación y buen servicio.

Funciones
·El Consultorio Archivístico tiene como funciones servir de centro de consulta, asesoría y orientación por parte de los aprendices y tutores a las entidades y/o empresas sobre los procesos de Gestión y Administración Documental, Conservación, adecuación de archivos, entre otras finalidades, así mismo suministrar información referenciada de empresas caucanas y colombianas que prestan los servicios relativos al campo de la archivística, de proveedores de herramientas, elementos, equipos e insumos de archivo y de los servicios que se prestarán en el Ambiente de Gestión Administrativa.
·Administrar las consultas que se realizan a través del blog o en el ambiente.
·Atender las consultas, conceptos y orientaciones solicitados por particulares o empresas.
·Llevar un Archivo – Banco de Datos de Solicitudes, y respuestas dadas, que permitan su consulta y la expedición de copias cuando se requieran.
·Propender por la generalización, agilización y mejora los sistemas de información, documentación y de archivo de las entidades o empresas que requieran del servicio.
·Crear y llevar un sistema preciso de registro que permita conocer cualitativamente y cuantitativamente el desenvolvimiento de las actividades ejecutadas en el Consultorio Archivístico.
·Desarrollar los programas de socialización del consultorio a las distintas empresas del municipio y departamento.

¿CÓMO ACCEDER AL SERVICIO?
Con el fin de difundir toda la información concerniente al campo de la archivística,
y la obligatoriedad con base en las normas de aplicar adecuados sistemas de gestión documental, el Consultorio Archivístico localizado en el Ambiente de Gestión Administrativa del Centro de Comercio y Servicios del SENA Regional Cauca, prestará sus servicios de consulta y asesoría personalizada de manera gratuita1 en el siguiente horario:
Lunes a viernes de 6:00 pm a 8:00 pm

Y de manera virtual a través del blog del Consultorio Archivístico a cualquier hora del día.


Modo de atención
Las personas y entidades o empresas que requieran los servicios de la Consultoría Archivística serán atendidas por los aprendices y el tutor encargado dentro de los horarios y el espacio mencionados, quiénes con previo registro de la solicitud orientarán al consultante para que tome las decisiones adecuadas o pertinentes y pueda dar solución a sus interrogantes.

¿CÓMO FUNCIONAMOS?
Son órganos de administración del Consultorio Archivístico:

- LA DIRECCIÓN.
El Consultorio opera bajo la tutela del director (a), cargo designado a la Metodóloga en Archivo de la Mesa Sectorial de Archivos y Bibliotecas, instructora
ANA MARÍA CHÁVES.
De acuerdo al tipo de información solicitada.

También hacen parte de la Dirección

- LA SECRETARÍA
Persona idónea que tendrá las funciones asignadas por el director para el correcto funcionamiento del consultorio. Es función de la secretaría revisar las solicitudes y consultas presentadas virtualmente.

- LOS ASESORES Y/O CONSULTORES
Cargo asignado a los aprendices de las titulaciones Asistencia, Técnico Profesional y Tecnólogos en Archivística y Administración Documental. Son funciones de los asesores y/o consultores atender y resolver las solicitudes, inquietudes y consultas presentadas en el consultorio.

Contacto: tecnosadoc@gmail.com