viernes, 3 de abril de 2009
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jueves, 26 de febrero de 2009
BIENVENIDOS AL AMBIENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El ambiente de Gestión Documental se ha organizado de acuerdo con los ocho procesos que conforman el Programa de Gestión Documental.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.
Se establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como laproducción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y ladisposición final de los documentos.Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, sedeterminan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y sedesarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital deldocumento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción
2. Recepción
3. Distribución
4. Trámite
5. Organización
6. Consulta
7. Conservación
8. Disposición final de documentos
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